Как правильно отложить заседание

Все Ваши заседания, деловые встречи, совещания должны быть заранее подготовлены и проходить в строгом плановом режиме с предварительным договором о времени, месте и дате. Это очень важно для того, чтобы ваше дело процветало, а деловые партнеры считали вас надёжным компаньоном. При отмене или переносе заседания или какой-либо встречи на другое время, нужно заблаговременно уведомить всех партнеров, направив сообщение в устной или письменной форме.

Как правильно отложить заседание

На заседании решаются экстренные или плановые проблемы компании, а также обсуждаются текущие рабочие вопросы и нюансы. Любое заседание, по мере возможности, необходимо планировать заранее. Если Вы уже договорились с руководителями или ведущими специалистами, и провести заседание планируете внутри предприятия, сообщите делопроизводителю или секретарю о его отмене или переносе на другое время. Все сотрудники будут уведомлены об этом по внутренней связи. Приносить свои извинения или объяснять причину нет необходимости. Также дело обстоит и с клиентами компании. Если Вы по каким-то причинам не можете с ними встретиться, сообщите об этом секретарю. Он в свою очередь свяжется с клиентом по телефону.

Если Вы договорились о совещании с партнерами заранее, Вы обязаны заблаговременно в устной или письменной форме лично сообщить об отмене мероприятия. Партнерам Вы обязаны объяснить причину отмены или переноса совещания, сообщить новое время, дату и место встречи. Также необходимо принести свои извинения, так как партнеры не являются Вашими подчиненными. То же самое относится и к самим партнерам. Если они по каким-то причинам не могут присутствовать на совещании, они должны заранее уведомить Вас об этом, назвать причину отсутствия и извиниться.

Тем деловым партнерам, которые находятся в другом городе, уведомление об отмене или переносе необходимо отправить еще до того, чем они успеют выехать или вылететь на встречу. Если Вы сделать этого не успели, придется подвинуть другие дела, но провести запланированное мероприятие.

К вновь назначенному совещанию подготовьтесь более тщательно. Отмените все деловые встречи и поездки. Спланируйте свое время так, чтобы не произошло повторного инцидента. Если Вы систематически будете срывать встречи, откладывать важные совещания и не выполнять условия сотрудничества, Ваши партнеры будут считать Вас безответственным и несерьезным человеком, что может прямым образом отразиться на работе Вашего предприятия.

К абсолютно любой встрече, совещанию или заседанию отнеситесь с максимальной ответственностью. От запланированных встреч и мероприятий отказывайтесь только в крайнем случае.