Как написать официальный е-мейл

Вы когда-нибудь задумывались над тем, как правильно писать официальное электронное письмо, чтобы оно указывало, что вы профессионал, даже если у вас все ещё не хватает опыта в деловой переписке? Знание о написании профессиональных писем очень важно. Иногда это электронное письмо является первой формой контакта с клиентом, и от него зависит, какое впечатление вы произведёте на него. И хотя все мы пишем их ежедневно, умение делать это официально и грамотно уж точно не станет лишним для тех, кто работает в офисе.

Советы офисным работникам, как написать официальный е-мейл

Ниже вы найдёте практические советы, как писать официальные электронные письма, которые приносят пользу компании.

• Тема

Первое, что нужно учитывать при написании профессиональной электронной почты, это её название. Темарные поля никогда не могут оставаться пустыми. Никто не читает электронную почту без темы. Оно должно быть кратким. В качестве отправителя вы всегда должны указывать свое имя и фамилию или название компании, а в заголовке письма — три или четыре слова, которые характеризуют его содержимое.

• Обращение к адресату

Содержание электронного письма всегда должно сопровождаться вежливым приветствием. Оно должно проявить ваше уважение к адресату, но в то же время указать на дружеский подход.

Если вы ранее говорили с получателем сообщения или встречались с ним лицом к лицу, вы можете приветствовать его, назвав его имя. Хорошим словом, начинающим приветствие, является слово «Здравствуйте!». Это вежливо, но не слишком формально.

Если вы не разговаривали с получателем сообщения или у вас не было возможности встретиться раньше, вам следует предшествовать его по имени и фамилии.

• Содержание

Что касается надлежащего содержания, его следует сформулировать так, чтобы оно было коротким и кратким. Человек, которому вы отправляете электронное письмо, вероятно, находится на работе  и не имеет много времени, чтобы прочитать что-то, что будет длинным и не очень конкретным.

Суть обращения должна быть представлена ​​в первых предложениях сообщения. В противном случае существует риск того, что письмо будет считаться спамом.

• Подпись

Последнее, что нужно обратить внимание — это подпись. Подпись должна включать ваше имя, фамилию, должность или название компании, адрес электронной почты, номер телефона и адрес веб-сайта (если таковой имеется). Также не забудьте вписать в строку подписи электронного письма вежливое начало «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями».

10 главных трендов 2018 года точно нельзя пропустить каждому моднику!