Правила деловой переписки

Работа в какой-либо крупной компании, вне зависимости от рода ее деятельности, подразумевает общение с людьми, взаимодействие с различными отделами внутри этой компании и за ее рамками, с главным офисом, с начальством, коллегами и, конечно же, с деловыми партнерами, а также с потенциальными и постоянными клиентами. Зачастую это общение осуществляется при помощи электронной почты, а если говорить точнее – делового письма. Основной задачей любой компании является поиск новых клиентов, заключение выгодных сделок и поддержание отношений с деловыми партнерами. И, на самом деле, не столько важно сделать выгодное предложение, сколько правильно и грамотно его преподнести. И, зачастую, результат зависит только от подачи. Именно поэтому так важно знать, как правильно составить деловое письмо.

Основные правила деловой переписки

Итак, давайте начнем по порядку. С чего начинается любое письмо? Конечно же, с приветствия. Не стоит пренебрегать приветствием. Это один из обязательных важнейших аспектов любого обращения, будь оно письменное или устное. Всегда необходимо с уважением приветствовать того, к кому Вы хотите обратиться. И если в продуктовом ларьке на это внимания не обратят, то уж поверьте, в деловом письме его отсутствие будет весьма заметно.

Второе правило делового письма гласит о грамотности. Никто и никогда не будет воспринимать Ваши просьбы, приглашения или предложения всерьез, если в Вашем тексте будут допущены орфографические или пунктуационные ошибки. Следите за этим!

Деловое письмо – это официальное обращение. Это не переписка в социальной сети или ICQ, где можно поставить несколько улыбочек («))))))») после предложения или акцентировать внимание на чем-либо с помощью десятка восклицательных знаков. Помните, что деловая переписка – это максимально вежливое, но «холодное» общение.

Всегда помните о том, что в сутках всего 24 часа. Ни больше, ни меньше. Также не стоит забывать и то, что рабочий день любого офисного сотрудника составляет от 8 до 9 часов. И за это время он должен проделать достаточно большой объем работы. Деловым людям некогда вести посторонние разговоры и отвлекаться на какие-либо мелочи. Именно поэтому Ваше письмо не должно «отнимать» у человека время. Если Вы пишете письмо, значит, на это есть причина. Например, Вы хотите пригласить партнера на очередную выставку продукции компании, сделать какое-либо предложение и т.д. Прочитав Ваше письмо, человек должен четко уяснить, что Вам от него нужно и с какой целью Вы к нему обратились.

Не стоит забывать и о вежливости. Она должна присутствовать не только в приветствии. Даже если у Вас нет никакого желания общаться с человеком, Вы обязаны быть вежливыми. В любой ситуации! Даже если Вы вынуждены отказаться от сотрудничества, высказать какие-либо недовольства – помните о манерах! И никогда не отвечайте грубостью на грубость. Помните о воспитании!

И, наконец, любое письмо должно заканчиваться заключительной фразой. Здесь не стоит проявлять фантазию. А лучше воспользоваться всем известными вариантами. Например, «Надеюсь на скорый ответ. С Уважением, Имя Отчество», или «Прошу Вас принять меры по устранению проблемы» и т.д.